Tulevaisuuden toimisto

Uuden tilan idea lähti liikkeelle keväällä 2011. Syntyi projekti ”Tulevaisuuden toimisto”, jolla muutettiin TeliaSoneran Yritysmyynnin ja markkinoinnin työtilat aivan uuteen uskoon. Projektissa pohdittiin yhdessä tekemistä – kenen kanssa, missä, miten ja millaisilla työvälineillä. Haluttiin ottaa organisaation ihmiset mukaan vaikuttamaan miellyttävämmän työympäristön kehittämiseen. Uudistuksen jälkeen tiloista löytyy niin kirjastoa, Loungea kuin Hietsua. Kaikki tilat ovat tietysti tehokkaita ja moderneja työtiloja.

Projektissa muutettiin perinteinen avokonttori tulevaisuuden toimistoksi

Myyntiryhmän asiantuntijatiimiä johtava Aija Räikkönen lähti johtamaan projektia hallinnollisesti oman toimen ohella. ”Valtavan mielenkiintoista ja antoisaa”, kuvaa Räikkönen itse projektia, joka luonnollisesti aiheutti sen, ettei hänen omasta kalenteristaan projektin kuluessa liiemmälti tyhjää tilaa löytynyt. Pylon valittiin toteuttamaan ns. perinteisen avokonttorin muuttamisen edelleen avointa tilaa täynnä olevaksi tulevaisuuden toimistoksi. Käytännössä ei tarvittu varsinaisia rakenteellisia muutoksia, esim. seiniä ei kaadettu.

Tilaa kaikkiin tarkoituksiin

”Projektia edeltänyt kartoitus osoitti, että aikaisemmin käytännössä ainoastaan 40 % tilasta oli tehokkaassa käytössä, vaikka kyseessä oli avokonttori”, kertoo Aija Räikkönen. Nyt tilat ovat tasaisesti ”kansoitettuja” ja joustavasti tarkoituksenmukaisessa käytössä. Palaverit pidetään siellä missä työskentely tuntuu hyvältä – kaikki tilat soveltuvat yhtä hyvin yksin työskentelyyn kuin ryhmätyöhön. Luonnollisesti poikkeus vahvistaa tämänkin säännön: toimistossa on yhteensä kuusi kappaletta ns. hiljaisia koppeja. Näissä tiloissa on mahdollisuus puhua tärkeitä puheluja tai keskittyä rauhassa ja jättää kaikki normaali toimistohälinä ovien ulkopuolelle.

Päivän tarve määrittelee missä työskennellään

Lähtokohtana muutostyölle oli, että kenelläkään ei jatkossa ole perinteistä omaa työpistettä: pöytä, tuoli, kaapit. Sen sijaan kaikilla, jotka tässä tulevaisuuden toimistossa työskentelevät, on henkilökohtainen kaappi. Paikka, jossa työskennellään valitaan päivän tapaamisten ja tehtävien mukaan.

Tarkoitus on, että ihmiset alkavat tutustua laajemmin toisiinsa ja ”vieruskaverit” vaihtuvat – ei siis vakiopaikkoja tutun pienen porukan keskellä. Kannettava tietokone ja puhelin tietysti ovat henkilökohtaisia, mutta muuten pyritään siihen ettei vanhoihin kaavoihin kangistuta.

Pylon hoiti hommansa hienosti

Aija Räikkönen on erittäin tyytyväinen tapaan jolla Pylon muutti entiset tilat tulevaisuuden toimistoksi: ”aikataulu oli tiukka ja projekti haastava, mutta minulla on pelkkää hyvää sanottavaa Pylonin tavasta hoitaa homma. Työt tehtiin nopeasti ja hyvin”.

Käytännössä projektin suunnittelu saatiin päätökseen marraskuussa 2011. Kuluvan vuoden tammi- ja helmikuussa aikataulu ja muut käytännön etenemiseen vaikuttavat kohdat lyötiin lukkoon. Maanantaina 12.3. henkilöstö remontin alla olevista kerroksista muutti evakkoon ja työt käynnistyivät. Reilut kaksi ja puoli kuukautta myöhemmin, keskiviikkona 23.5. ovet sitten avautuivat tulevaisuuden toimistoon. Kirjastossa, Loungessa ja Hietsulla on siitä lähtien ollut rento mutta tehokas tekemisen meininki.